Datenschutz | TOPF.Food

Datenschutz

1. Verantwortlicher / Controller

TOPF.Food
Tobias Pfenning
Fuldastr. 41
12045 Berlin
E-Mail: tobias@topf.food

2. Zweck & Rechtsgrundlage / Purpose & Legal Basis

DE: Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

a) Personalauswahl und Kontaktaufnahme
Wir nutzen deine Daten zur Auswahl und Kontaktaufnahme für unsere Festival-Einsätze auf Grundlage deiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

b) Beschäftigungsverhältnis, Lohnabrechnung & Sozialversicherung
Sobald ein Beschäftigungsverhältnis begründet wird, verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten (insbesondere Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung) zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses sowie zur Erfüllung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten – insbesondere zur Lohnabrechnung und zur Anmeldung bei der Sozialversicherung (Krankenkasse, Deutsche Rentenversicherung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, u. a. gemäß § 28a SGB IV, EStG, LStDV).

EN: We process personal data for the following purposes:

a) Recruitment & contact: Based on your consent according to Art. 6 (1) (a) GDPR.

b) Employment, payroll & social security: Once an employment relationship is established, we process your personal data (including name, address, date of birth, tax ID, social security number, bank details) to fulfil the employment contract and comply with tax and social security obligations – in particular for payroll processing and social security registration. Legal basis: Art. 6 (1) (b) GDPR (contract performance) and Art. 6 (1) (c) GDPR (legal obligation).

3. Empfänger der Daten / Recipients

DE: Im Rahmen der Lohnabrechnung und SV-Anmeldung übermitteln wir deine Daten an die zuständige Krankenkasse, die Deutsche Rentenversicherung, das Finanzamt sowie ggf. an unseren Steuerberater oder ein externes Lohnbüro. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

EN: For payroll and social security purposes, we may share your data with your health insurance fund, the German Pension Insurance (DRV), the tax authority, and where applicable, our tax advisor or payroll service provider. Data is only shared to the extent required by law or to fulfil the employment contract.

4. Speicherdauer / Storage

DE: Wir speichern deine Daten differenziert nach Verwendungszweck:

a) Personalauswahl (Personalkartei): Deine Daten werden für die Dauer der aktiven Teilnahme gespeichert und umgehend gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden oder du die Löschung verlangst.

b) Beschäftigungsverhältnis & Lohnabrechnung: Lohnabrechnungsunterlagen und Nachweise für die Sozialversicherung unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Lohnunterlagen sind gemäß § 257 HGB und § 147 AO in der Regel 6–10 Jahre aufzubewahren. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht.

Hinweis: Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig von einem Widerruf der Einwilligung und kann einer vorzeitigen Löschung entgegenstehen.

EN: Data retention depends on the purpose:

a) Recruitment file: Deleted as soon as no longer needed or upon your request.

b) Payroll & social security: Payroll records are subject to statutory retention periods of 6–10 years under German commercial and tax law (§ 257 HGB, § 147 AO). Data will be deleted after these periods expire.

Note: Statutory retention obligations apply independently of consent withdrawal and may prevent early deletion.

5. Deine Rechte / Your Rights

DE: Du kannst jederzeit Auskunft, Korrektur oder Löschung verlangen. Ebenso kannst du deine Einwilligung (für die Personalauswahl) jederzeit widerrufen – dies berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Soweit Daten auf gesetzlicher Grundlage verarbeitet werden (Lohnabrechnung, SV), steht dir ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO zu. Schreib uns einfach.

EN: You can request access, correction, or deletion at any time. You may withdraw your consent for recruitment purposes at any time without affecting the lawfulness of prior processing. For data processed on a legal basis (payroll, social security), you have the right to object under Art. 21 GDPR. Just shoot us an email.